Linkear documentos y carpetas de Google Drive masivamente

En el siguiente manual se explicará como usar la herramienta "Download Link Generator" para generar links de los documentos y carpetas de una carpeta o unidad compartida en Drive de forma masiva.

Esta opción sirve tanto en carpetas de la unidad propia de cada usuario como en unidades compartidas; para el caso de las unidades compartidas hay unos aspectos adicionales a tener en cuenta que serán explicados más adelante.

En este ejemplo estamos usando el navegador Google Chrome y tenemos una carpeta en drive llamada “Carpeta Ejemplo”, que tiene los siguientes archivos en esta estructura.

Si el destino de los links generados es un usuario externo a CCI, quiere decir que debemos previamente habilitar el acceso “Público” a la carpeta directamente en drive

1. Para esto vamos a ubicarnos sobre la carpeta y daremos clic derecho y seguidamente en la opción "Compartir"

2. A continuación en la sección "Acceso general" desplegamos las opciones y seleccionaremos la opción "Cualquier persona con el enlace"

Asi nos debe quedar, procedemos a aplicar los cambios dando clic en "Hecho"

3. Ya estamos listos para aplicar la herramienta para generar los links masivamente, el primer paso es dar clic derecho sobre la carpeta elegida, seleccionaremos "Abrir con" y seguidamente seleccionamos la aplicación "Download Link Generator"

De forma automática se abrirá una nueva ventana en el explorador, de forma muy rápida hay que observar si en la parte superior derecha salta un aviso de ventanas emergentes como este

4. De ser asi hay que habilitar las ventanas emergentes, para ello damos clic en el aviso y habilitamos la opción "Siempre permitir ventanas emergentes y...." y damos clic en "Listo"

Hecho el paso anterior refrescamos la página con "F5"

A continuación veremos que de forma automática se abre y cierra una ventana emergente, después se habilita un pequeño botón que dice "Authorize"

5. Damos clic en el botón "Authorize"

6. Se abrirá una nueva ventana emergente; procedemos a seleccionar el correo desde donde estamos actualmente

7. Seguidamente marcamos la casilla "Seleccionar todo" y finalmente en "Continuar" para aplicar los cambios; este paso solo se realiza la primera vez que ejecutamos esta aplicación, para futuras ejecuciones, estos pasos se omitirán

Ya podemos ver como se empiezan a generar los links de forma masiva de todos los documentos que se encuentran dentro de la carpeta que seleccionamos previamente

Como podemos ver hay 2 opciones que nos permitirán hacer lo siguiente:

8. Si marcamos la primera opción, veremos la información organizada en forma de tabla lo cual nos facilitara copiar la información y pegarla por ejemplo en un libro de Excel

9. Como podemos ver, los links que se generaron SOLAMENTE corresponden a los archivos que están dentro de la carpeta o subcarpetas, si quisiéramos obtener el link de cada una de las subcarpetas, debemos marcar la segunda opción para que a cada una de las subcarpetas se les genere el respectivo link de acceso

Seguido a esto el usuario deberá copiar y pegar la información en donde necesite, organizarla y/o cruzarla de acuerdo a los requerimientos que se le pidan

Aspectos a tener en cuenta si vamos a realizar este proceso en una carpeta perteneciente a una unidad compartida

10. NO se pueden generar links directamente desde la unidad compartida ya que Drive no tiene la opción disponible, sin embargo si lo podremos hacer desde cualquier carpeta que se encuentre al interior de una unidad compartida siguiendo los pasos explicados anteriormente

Puede ocurrir que al momento de compartir una carpeta perteneciente a una unidad compartida, no este disponible la opción de compartirla de forma pública

11. En este caso antes de compartir la carpeta debemos configurar la unidad compartida desplegando las opciones y dando clic en "Configuración de la unidad compartida"

12. Se abrirá un cuadro de dialogo, debemos verificar que estas dos opciones estén marcadas, de no ser asi, las marcamos y guardamos los cambios, una vez configurada la unidad procederemos a compartir carpetas y seguir los pasos explicados anteriormente

13. Es importante aclarar que solo los administradores de las unidades compartidas pueden modificar su configuración y compartir una carpeta que se encuentre dentro de dicha unidad, para ver quien figura como administrador dentro de una unidad compartida basta con ir a las opciones, y dar clic en "Gestionar miembros", se abrirá un cuadro de dialogo en donde veremos que usuario(s) es/son administrador(es), (de no ser posible el contacto con el/los administrador(es) puede enviar un correo a helpdesk@cci.org.co para atender esta solicitud)